En ställningsfullmakt uppkommer när någon kan förväntas ha rätt att företräda någon annan på grund av sin ställning. Det är normalt personer med vissa anställningar som har ställningsfullmakt att fatta beslut. Behörigheten följer då av vad personer med den anställningen brukar ha rätt att besluta om. Butiksanställda har exempelvis rätt att sälja de saker som finns i butiken och en inköpschef på ett företag kan förväntas ha rätt att köpa in saker till företaget. 

Det behövs ingen särskild fullmakt för att den anställde ska ha rätt att företräda arbetsgivaren utan behörigheten följer av anställningen. Det finns dock vissa gränsfall. En butiksanställd har inte nödvändigtvis rätt att ge rabatter och en inköpschefs rätt att köpa in saker till företaget kan vara begränsad.  

Om uppgörelsen går utöver vad som följer av ställningsfullmakten är arbetsgivaren (huvudmannen) inte bunden av den. Det kan därför vara klokt för, i detta fall, den butiksanställde och inköpschefen att vända sig till någon person högre upp på företaget, om de är tveksamma till om ställningsfullmakten täcker vad som följer av anställningen.  

Vad en person som innehar ställningsfullmakt kan göra med bindande verkan för huvudmannens räkning beror givetvis på ställningens karaktär. Ju självständigare och högre position fullmaktshavaren har i fullmaktsgivarens organisation, desto större omfattning har också ställningsfullmakten, och vice versa.